Comment effectuer les démarches pour la CNIL

Comment effectuer les démarches pour la CNIL

La Commission Nationale de l’Informatique et des Libertés

 

Déclaration à la Commission Nationale de l’Informatique et des Libertés

 

Pour affiner leur stratégie commerciale, les établissements ont une possibilité de faire recours aux fichiers de leur client. Cette pratique permet l’identification personnelle. Cependant, il comporte certains dangers en matière de respect à la vie privée. Ceci impose à ces établissements le consentement du client en question. La loi demande donc à ces organisations de déclarer auprès de la CNIL les activités envisagées donnant lieu à un traitement de fichier contenant des informations personnelles.

 

La demande d’avis pour un portail e-sidoc

 

Pour un établissement, la demande d’avis pour un portail e-sidoc est obligatoire.

 

La première marche est d’aller sur le site de CNIL et cliquer sur « je suis professionnel » puis sur déclarer, toutes les procédures complètes dans le pavé autre formulaire sur et enfin sur demande d’avis. Une fenêtre s’affichera et indiquera que vous allez créer un formulaire électronique. Le site vous donnera un numéro d’enregistrement à ce formulaire qui vous permettra de revenir pendant environ 6 mois et éviter les ressaisies. Le traitement de la demande d’avis dure 2 mois si la Commission Nationale de l’Informatique et des Libertés n’a pas répondu, l’avis sera réputé favorable.

 

Pourquoi le portail e-sidoc est obligatoire

 

Elle est considérée comme un téléservice de l’administration électronique pour la Commission Nationale de l’Informatique et des Libertés. Etant donné que le service est proposé par internet, il se repose sur l’utilisation d’un identifiant. Il est suggéré par l’administration et s’adresse à des usagers.

 

Il permet aux utilisateurs l’accès à leur compte lecteur pour savoir les prêts en cours, les retards et même les réservations effectuées. On peut rechercher des documents rien qu’en précisant l’adresse, il est donc possible de prendre connaissance des documents, de stocker les références et même de citer celles utilisées pendant la rédaction d’un document.

 

cnil

 

Les formulaires et les différentes déclarations administratives pour un portail e-sidoc

 

Si l’ entreprise n’a pas acquis l’Espace Numerique de Travail (ENT) mais dispose d’un portail e-sidoc et qu’elle n’a pas encore déposé de demande d’avis pour e-sidoc, il faut le télé déclarer à l’aide du formulaire sans ENT pour être doté d’un ENT. Puis, après avoir déposé une demande d’avis, une déclaration, simplifiée ARU 003 pour ENT est réalisable. Après avoir fait ces édits, il n’y a plus de formalité à réaliser, car l’établissement a un ENT, la déclaration simplifiée a été réalisée et la demande d’avis a été déposé à l’e-sidoc.

 

Pour les entreprises, la CNIL met à disposition deux sortes de formulaire. Le premier permet de déclarer des opérations simplifiées pour les traitements des documents tels que la déclaration de conformité, d’avis ou de demande d’autorisation, comme celui des ressources humaines. Le second est un formulaire dédié aux autres déclarations que celui du premier.

 

Connaître ses droits

 

Une entreprise qui utilise les fichiers personnels de ses clientèles a des obligations à respecter. Pour leur part, les clients ont des droits sur leur compte personnel. Ils doivent être avertis des données personnelles les concernant. L’accès à ses informations personnelles et les rectifications de leurs part font parti des droits de la clientèle. Pour y accéder, le responsable doit préalablement s’identifier et communiquer son identité aux clients concernés si une rectification s’impose. Il doit aussi indiquer la possibilité d’exercer le droit d’accès et de rectification.

 

Les sanctions

 

Il est formellement interdit de collecter des données à partir de la fraude, illicitement. Pour les données personnelles, la durée autorisée pour la conservation est très limitée. Les contrevenants de ces infractions seront sanctionnés d’un emprisonnement qui peut atteindre les 5 ans avec une amende d’environ 300 000 euros.

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