Comment organiser un évènement professionnel qui marque les esprits

Comment organiser un évènement professionnel qui marque les esprits

Tout d’abord, il convient de déterminer avec précision le public ciblé ainsi que l’objectif de l’évènement. Est-ce que cet évènement s’adressera à vos salariés ? À vos investisseurs ? À vos fournisseurs et partenaires ? Ou bien à des clients ? Après avoir correctement ciblé qui inviter, vous devrez réfléchir au message que vous voulez transmettre et à ce que vous souhaitez valoriser lors de cet évènement. Le thème, en particulier, est à définir avec soin. Pour ce faire, n’hésitez pas à vous faire conseiller par vos proches.

Une organisation digne d’un chef d’orchestre !

Il faut ensuite choisir le bon type d’évènement et son timing. Plutôt en matinée ou plutôt en soirée, sur une journée ou sur 2 jours ? Est-ce un colloque, un festival, un séminaire ou un voyage d’entreprises que vous souhaitez ? À moins que vous ne préfériez un petit-déjeuner informel…

Fixer une date et trouver un lieu qualitatif : cela semble tellement évident et pourtant ! Souvent expédiés à la va-vite, ces 2 éléments sont pourtant fondamentaux et ont un impact non négligeable sur l’envie des gens de venir – ou non – à votre évènement…Si la date prévue a lieu en pleines vacances scolaires ou le 23 décembre, ne vous étonnez pas de n’avoir personne ou presque ! De même, privilégiez un lieu agréable, convivial et calme. Les gens vous en seront reconnaissants !

Last but not least, pensez à sélectionner avec soin la liste des intervenants, invités et conférenciers que vous souhaitez voir venir lors de votre évènement.

Anticiper pour mieux aborder les problèmes

Même les plus motivés par votre évènement peuvent oublier qu’il a lieu à telle date, voire subir un contretemps. Pour limiter au maximum les défections, il est important de mettre en place un rétroplanning, qui interviendra à intervalle régulier, histoire de vous rappeler au bon souvenir de vos invités. Enfin, plutôt rappeler l’évènement que vous organisez.

L’accueil devra se faire dans le calme et dans la sérénité. Vous devrez penser à avoir une équipe de sécurité pour gérer les problèmes éventuels et filtrer les entrées. La mise en place de e-billets et de badges peut être un bon moyen de comptabiliser efficacement et calmement vos invités. Pensez également à leur fournir des cadeaux (stylos, parapluies, briquets…personnalisés). Enfin, faites en sorte que votre équipe et vous-même soyez très visibles et reconnaissables en cas de besoin de question : adoptez tous un look bien spécifique, aisément identifiable et visible. Un tee-shirt avec votre logo, par exemple, ou bien encore des badges…sont de bons exemples à suivre.

Souffler. Enfin, presque.

Une fois votre évènement terminé, il vous restera à en tirer les informations nécessaires, comme le nombre d’entrées, les communiquer à vos invités et à leur rappeler, au travers d’une communication légère, l’essentiel de ce qui s’est déroulé. Enfin, vous les remercierez et ferez part de votre joie de les revoir prochainement, à un nouvel évènement ou ailleurs. Là, tout dépend de votre cible…Et c’est à ce moment-là que vous saurez si vous organisez à nouveau – ou non – un tel évènement.

 

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